File excel quản lý bán hàng là một phương pháp được nhiều chủ cửa hàng sử dụng. Rất nhiều cửa hàng đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý vì thao tác đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn cho bán hàng. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel một cách hiệu quả nhất.
Phần mềm quản lý bán hàng bằng excel
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel, file excel quản lý bán hàng và công nợ cửa hàng có thể nhận được nhiều lợi ích hơn so với quản lý bán hàng bằng sổ sách. Chẳng hạn như:
Phần mềm quản lý bán hàng bằng excel
+ Quản lý thông tin hàng hóa, xuất – nhập – tồn kho chính xác hơn
+ Số tiền về doanh thu, chí phí, lợi nhuận được tính rõ ràng, chính xác hơn. Ít xảy ra nhầm lẫn hơn so với sổ sách
+ File excel không phụ thuộc vào nhà phát triển nào nên bạn có thể dễ dàng thêm các trường mới, hàm nhập phù hợp với nhu cầu quản lý
+ So với phần mềm quản lý bán hàng hiện có trên thị trường, sử dụng Excel giúp tiết kiệm chi phí hơn.
Cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel
Để tạo phần mềm quản lý cơ bản, bạn cần lập bảng excel bao gồm các cột sau đây:
Phần mềm quản lý bán hàng bằng excel
– Ngày, tháng, năm bán hàng
– Tên người bán hàng
– Thông tin khách hàng
– Số lượng hàng hóa
– Đơn giá
– Thành Tiền
– Phần đổi trả hàng hóa…
Ghi chú: Ghi lại những gì cần chú ý như giảm giá cho khách hàng quen, sale, giảm giá khuyến mại… Mục thành tiền là mục bạn cần sử dụng công thức excel, công thức tính cũng rất là đơn giản.
Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý bán hàng
Để bắt đầu sử dụng file Excel quản lý bán hàng, chủ cửa hàng sẽ cần xây dựng các phần chính của file, bao gồm:
Phần mềm quản lý bán hàng bằng excel
+ Danh mục sản phẩm
+ Nhập hàng
+ Xuất hàng
+ Báo cáo nhập xuất tồn
+ Doanh thu, chi phí, lợi nhuận
Danh mục sản phẩm
Như đã chia sẻ, việc có danh mục hàng hóa đầy đủ thông tin sẽ giúp việc quản lý bán hàng hiệu quả hơn. Do đó, chủ cửa hàng cần xây dựng danh mục bán hàng thật khoa học với những thông tin chi tiết như sau:
Phần mềm quản lý bán hàng bằng excel
+ Tên hàng hóa
+ Loại hàng hóa
+ Mã hàng hóa
+ Đơn vị tính
+ Số lượng hàng có trong kho
Nhập hàng và xuất hàng
Đối với mỗi giao dịch phát sinh, chủ cửa hàng sẽ cần nhập các thông tin dưới dạng bảng kê hay nhật ký. Điều này sẽ giúp việc theo dõi và quản lý đơn giản và thuận lợi hơn. Mục này cần bao gồm những thông tin:
Phần mềm quản lý bán hàng bằng excel
+ Ngày tháng phát sinh giao dịch
+ Chứng từ giao dịch
+ Mã hàng hóa, tên hàng hóa
+ Đơn vị tính
+ Số lượng
+ Đơn giá
+ Thành tiền
+ Ghi chú
Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
Để xem báo cáo về nhập xuất tồn hàng hóa trong cửa hàng, bạn sẽ cần sử dụng một số hàm Excel đơn giản như VLOOKUP, SUM, SUBTOTAL, SUMIF HAY SUMIFS. Bên cạnh đó, file Excel còn tích hợp tính năng xem theo thời gian giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi báo cáo mà không phải tạo file theo từng tháng.
Đây là giao diện Quản lý nhập hàng
Doanh thu, chi phí, lợi nhuận
Với phần này, chủ cửa hàng sẽ cần thống kê doanh thu từ hoạt động bán hàng của cửa hàng cũng như các loại chi phí phát sinh. Sau đó sử dụng hàm trong Excel để tìm ra lợi nhuận từ doanh thu và chi phí. Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình bán hàng của cửa hàng mà không cần mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm kê sổ sách kế toán.
Đây là giao diện Quản lý xuất hàng
Hướng dẫn tạo file quản lý bán hàng bằng excel
Ngoài quản lý bán hàng bằng file excel bạn có thể dùng một số phần mềm quản lý bán hàng miễn phí như phần mềm quản lý kho đơn hàng Abit POS, phần mềm bán hàng.
Tổng hợp xuất nhập tồn giúp bạn xác định hiệu quả kinh doanh
+ Một số tính năng của phần mềm quản lý bán hàng Abitstore
+ Tự động tạo đơn hàng gồm thông tin khách hàng, sản phẩm, giá bán từ page Facebook với những comment, tin nhắn có số điện thoại
+ Trong quá trình quét đơn hàng thì tự động like, trả lời tự động, ẩn comment của khách để tránh bị cướp khách.
+ Quản lý đơn hàng theo trạng thái, báo cáo doanh số bán hàng
+ Kết nối tài khoản quảng cáo Facebook, tính chi phí trên đơn hàng nhanh chóng
+ Kết nối tổng đài IP, nghe lịch sử CSKH của nhân viên.
File quản lý bán hàng bằng excel miễn phí
Các bạn trẻ mới bắt đầu kinh doanh bán hàng online thường gặp khó khăn trong việc quản lý thông tin đơn hàng. Từ việc chốt sale, quản lý thông tin khách hàng, soạn đơn hàng, chuyển sang đối tác vận chuyển, quản lý tình trạng đơn hàng và đối soát quyết toán… File excel quản lý bán hàng quần áo là một công cụ khá phổ biến. Mình cũng biết một ít về excel cũng như lĩnh vực bán hàng trực tuyến, có xây dựng một file quản lý mẫu.
Sheet cuối cùng là những thông tin Hướng dẫn bạn cách dùng file excel quản lý bán hàng
Với File excel quản lý bán hàng này sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực, hiệu quả cho những doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ, các hộ kinh doanh gia đình, bán lẻ và đặc biệt với những ai đang có ý định học Excel thì nên lưu giữ file quản lý bán hàng Excel này lại. Ngoài ra, các bạn có thể lựa chọn những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay để hỗ trợ cho công việc kinh doanh của mình nhé. Chúc bạn thành công!
